Implementasi
Anda tahu perusahaan anda membutuhkan
Implementasi Portal Perusahaan, tapi bagaimana anda mengimplementasikan dan
teknologi apa yang anda butuhkan? Jika diimplementasikan secara tepat, Solusi
Portal menyediakan sesuai selera atau keinginan, akses tunggal pada informasi
penting dan servis, baik dari sumber internal dan eksternal. Secara
keseluruhan, rencana arsitektur perusahaan yang fleksibel dibutuhkann untuk
memungkinkan integrasi menyeluruh dari solusi portal. Topik penting fleksibel
dibutuhkan untuk memungkinkan integrasi menyeluruh dari solusi portal yang
sukses yang dijelaskan berikut ini :
Strategi
Investigasi, implementasi, pengukuran,
dan pemeliharaan solusi portal menjadi factor yang disertakan dalam strategi
bisnis keseluruhan perusahaan anda. Pemahaman yang tepat terhadap strategi
perusahaan akan memungkinkan anda untuk menempatkan komponen-komponen
fungsional yang tepat pada fase yang tepat dari implementasi anda yang
memungkinkan perusahaan anda memperoleh nilai bisnis lebih sebagai sebuah fase
yang menghasilkan.
Trend
Portal dimunculkan dari berbagai macam
pasar sebagai komponen yang kuat dari solusi penyampaian sesuatu. Pemahaman
terhadap sesuatu yang baru dan segala hal yang penting dan patut diperhatikan
mempengaruhi pasar portal sehingga sebuah tahapan penting dalam mendefinisikan
solusi untuk strategi perusahaan dalam penyebaran (pembagian) manajer proyek
atau pekerja ahli dengan merencanakan sebuah portal.
Perencanaan dan Investigasi
Just getting started? Tahapan pertama
yang menyertakan riset, penulisan kasus-kasus bisnis, seting metrik, dan
sebagainya. Bagian ini berisi tulisan dan artikel-artikel yang berhubungan
dengan solusi vendor dan metodologi.
Kasus Bisnis
Kasus bisnis terdiri dari arah
pemetaan bisnis untuk kebutuhan pengguna, dengan menghubungkan dampak finansial
dan kebutuhan yang harus dipenuhi. Dampak finansial dapat berbagai macam tapi
harus tajam, dan hasilnya terukur secara angka.
Studi Kelayakan
Dalam kasus ini adalah sangat
bermanfaat untuk memulai solusi portal adalah dengan studi kelayakan. Sebagai
sebuah studi dengan tujuan spesifik:
1)Akses dan prioritas terhadap kebutuhan
bisnis
2)Mengetahui kelayakan dari konsep
secara fundamental
3)Identifikasi dan menimbang segala
hal/permasalahan (isu) yang terkait dengan implementasi 4)Identifikasi
faktorfaktor penting yang menyebabkan kesuksesan
5)Mengetahui besarnya biaya
mempertemukan kebutuhan-kebutuhan bisnis berdasar pada skema prioritas.
Kelayakan bagi sebuah implementasi
luas dari perusahaan dapat didemonstrasikan melalui prototipe atau pilot
solusi.
Faktor-faktor yang membawa sukses
Implementasi portal secara luas bagi
perusahaan memunculkan “faktor penentu sukses (critical success factors)”
baru. Sebagian besar implementasi mempunyai faktor sukses standar seperti
sebagai berikut : pemahaman akan kebutuhan yang baik, dukungan top manajemen,
representasi area bisnis, dan sebuah budaya yang mendukung kolaborasi dan tim
kerja. Dalam hal ini ada lebih banyak faktor spesifik sukses yang dihasilkan
dari implementasi portal yang mengharuskan menemukan keseimbangan penting
antara sentralisasi dan desentralisasi; hal-hal yang mengurangi manfaat dan
keamanan, dan minimnya teknologi vs minimnya perhatian bisnis.
Return On Investment (ROI) atau Pengembalian Investasi
Perhitungan akan banyaknya uang yang
disimpan atau didapat sebagai hasil dari sebuah investasi dalam sebuah solusi
portal.
Perhitungan ROI seharusnya digunakan
dalam pembangunan bisnis sesuai dengan proposal awal; yakin terhadap faktor
dalam investasi yaitu waktu dan modal. Pada umumnya dalam implementasi portal
adalah mempersingkat proses bisnis dalam pengembalian ROI, bagaimanapun juga
untuk setiap implementasi portal, perhitungan ROI dapat diperoleh.
Kebutuhan Informasi
Pemahaman penggunaan informasi bisnis
adalah tahapan utama sebelum kita menyeleksi teknologi portal. Diawali sebuah
studi informasi bisnis untuk memahami bagaimana informasi digunakan dalam suatu
organisasi, tujuan-tujuan diantaranya adalah memahami sebagai berikut :
1)Siapa yang menggunakan informasi
2)Bagaimana informasi digunakan
3)Bagaimana informasi mengalir, di
dalam atau di luar area bisnis.
Umumnya sebagai bagian dari fase discovery
(penemuan), ada tiga tipe umum penggunaan yang akan diungkapkan sebagai
berikut :
o Penggunaan internal untuk aplikasi
dalam area internal dari komunitas pengguna (B2E atau Business to Employee).
o Bisnis ke komunitas bisnis
(perdagangan)
o Bisnis ke konsumen (B2C)
Bila dipahami lebih lanjut pada
masing-masing kategori secara lebih luas menggunakan implikasi-implikasi dari
keamanan, ketersediaan, dan skalabilitas yang diperoleh. Berdasarkan pada
komunitas dan kelas-kelas pengguna, tahapan selanjutnya adalah identifikasi
informasi (termasuk bisnis intellegent, dokumen, halaman web, pola hidup, dan
sebagainya), aplikasi-aplikasi dan alat-alat yang dibutuhkan untuk mengakses
melalui portal dalam membantu pekerjaannya.
Proses bisnis atau aliran kerja
Pemahaman umum dari proses bisnis dari
semua konsumen portal (individu, departemen, divisi, lingkup perusahaan) dapat
dipengaruhi oleh solusi portal anda untuk menyediakan nilai bisnis melalui
penghematan waktu atau pengurangan biaya umum.
Arsitektur perusahaan
Arsitektur ini termasuk perencanaan,
metode-metode, dan alat-alat yang dimaksudkan untuk menyediakan akses satu
titik bagi informasi dan aplikasi-aplikasi yang melintasi perusahaan.
Arsitektur perusahaan mendefinisikan “blueprint“ (segala hal yang telah
direncanakan) teknologi dimana segala komponen teknik dari perusahaan siap
disatukan.
Implementasi dan penyebaran
Saat ini anda telah mendefinisikan
strategi portal anda, review terhadap kebutuhan bisnis anda dan divalidasi oleh
ROI untuk solusi anda, ini adalah ketika informasi menolong anda merencanakan
sebuah implementasi dan penyebaran yang sukses. Implementasi portal cukup unik
sebagai pertimbangan ketika membangun rencana implementasi dan penyebaran anda.
·
Kiat-kiat membangun usaha
Untuk membangun sebuah usaha perlu
perencanaan yang matang. Bukan hanya
materi saja yang kita siapkan tetapi ada
beberapa yang harus kita pikirkan. Sehingga usaha ini bisa berjalan dengan
lancar. Memang diakui, untuk membangun suatu usaha atau bisnis itu tidak mudah.
Perlu adanya kerja keras agar bisnis yang kita kelola bisa maju sesuai
keinginan kita. Berikut ini, ada beberapa kiat sukses untuk membangun usaha, mudah-mudahan bisa membantu
Anda untuk bisa menjadi pengusaha yang sukses.
1.
Merencanakan yang matang
Perencanaan
itu sangat penting, baik usaha yang
kecil atau yang besar. Sehingg usaha tersebut tidak hanya mengambang
begitu saja dan suatu saat kita bisa melihat kembali kerangka bisnis yang sudah
dibuat. Rencana bisnis juga memudahkan kita jika ingin mengajukan pinjamaan ke
bank. Pegawai bank akan bisa melihat prospek yang kita punya sehingga
memudahkan kita memperoleh pinjaman. Di dalam rencana bisnis, ada tiga hal yang
perlu kita catat yakni: Diskiripsi Bisnis, Target Konsumen, Bentuk Bisnis, Sumber
Daya Manusia, Keuangan.
2.
Menyiapkan mental yang kuat
Resiko
membuka usaha lebih besar ketimbang menjadi karyawan suatu perusahaan, salah
satunya risiko kehilangan seluruh modal yang investasikan. Karena itu kita
harus memerlukan mental yang kuat sebab
bisnis kita memiliki kemungkinan untuk sukses besar, namun juga bisa gagal
total. Walaupun begitu,keberhasilan tetap ada.
3.
Selalu selektif
Ada
begitu banyak ragam usaha yang bisa jalankan dan harus memilih satu untuk kita
fokuskan. Untuk membantu membuat keputusan, kita bisa mencari peluang yang ada
di pasar atau justru menciptakan pasar baru. Jika memilih untuk mencari
peluang, maka kita harus tanggap memperhatikan apa yang masyarakat butuhkan.
Contohnya, jika kita melihat banyaknya ibu yang terpaksa harus meninggalkan
anaknya karena harus bekerja, maka kita bisa memanfaatkan peluang ini dengan
membuka tempat penitipan anak. Atau bisa
membuat pasar sendiri dengan keahlian yang kita miliki. Mungkin kita ahli dalam
masakan India dan sama sekali belum ada di pasar. Dengan pemasaran dan kualitas
produk yang bagus, bisa menciptakan tren baru dan membuat pasar malah
membutuhkan produk yang kita buat.
4. Jeli
melihat peluang di pasar
Upayakan
agar bisa menangkap sekecil apapun peluang yang ada dan gunakan perhitungan
yang matang karena sebagai seorang pengusaha, harus cermat serta jeli melihat
peluang-peluang di pasar.
5.
Cerdik menghadapi kompetitor
Adanya
pesaing adalah hambatan untuk berhasilnya suatu usaha. Karena itu, harus cerdik
dalam menghadapai mereka. Cari perbedaan antara produk kita dengan produk
mereka sehingga mempunyai nilai lebih (added value) jika dibandingkan dengan
mereka. Misalnya, dalam usaha fotocopy kamu memberikan kupon undian pada
pelanggan dengan pembayaran di atas Rp 50.000,- yang akan diundi setiap 6 bulan
sekali.
6.
Menawarkan produk dengan sistem
Kunci
sukses untuk bisnis kamu adalah melalui teknik pemasaran. Sebagai tahap awal
mungkin perlu ekstra usaha yakni mungkin dengan melakukan door-to-door
menawarkan produk. Selanjutnya baru memasarkan produk dengan sistem imbalan dan
seterusnya.
7.
Sering melakukan evaluasi
Lanjutkan
perkembangan usaha dengan memantapkannya. Langkah awal dalam menstabilkan usaha
adalah dengan melakukan evaluasi. Evaluasi yang dilakukan secara teratur akan
mempertahankan dan meningkatkan mutu usaha. Contohnya, kita bisa mencari feed
back- dan memberikan penerangan kepada para karyawan setiap 3 bulan sekali.
8.
Belajar dari kegagalan
Setiap
usaha tidak akan pernah ada yang lepas dari mengalami kegagalan, karena memang
kegagalan berjalan seiringan dengan keberhasilan. Proses ‘Jatuh’ dan ‘Bangun’
yakni masa laris tidak laris adalah sesuatu yang wajar. Asalkan ketika kita
jatuh, jangan langsung patah semangat dan kemudian berpikir untuk menutup usaha
alias gulung tikar, sebaliknya lakukan evalusi mungkin dengan mencari inspirasi
untuk menciptakan produk dan jasa baru yang akan semakin menjadikan usaha kita
menarik, membaca kiat sukses para wirausahawan (businessman) dan bagaimana cara
mereka melewati masa-masa sulit, mencoba teknik pemasaran yang baru, dan harus
terus Belajar.
9.
Selalu menjaga hubungan baik
Berhubung
usaha anda sangat besar dipengaruhi oleh konsumen, maka harus bisa menjaga
hubungan tetap langgeng dengan mereka degan serius menanggapi saran dari
mereka, memberi bingkisan hari raya, sekali-kali memberi diskon atau juga
dengan hanya sekedar tersenyum ramah menyapa dan ngobrol dengan mereka.
·
Apa kiat terbaik untuk membuat portal
yang sukses?
Dari
sisi teknologi, portal sebetulnya merupakan Web server yang tersambung ke
Internet dengan berbagai fasilitas dasar pendukungnya seperti database, tempat
/ wadah deposit artikel dan paper. Memang pada beberapa portal dikembangkan
teknik-teknik yang sedikit lebih eksotik dengan mengirimkan secara aktif
informasi ke SMS, FAX maupun pager pelanggan-nya agar tanpa perlu mem-browse ke
internet paling tidak overview dari informasi yang dibutuhkan dapat diterima
dengan mudah oleh pengguna. Pada prinsip-nya sebetulnya tidak ada yang terlalu
istimewa dari sisi teknologi.
Yang
paling seru terutama dalam filosofi dibelakangnya yang memungkinkan untuk
portal tersebut agar survive dalam kompetisi di dunia maya. Beberapa berusaha
menggunakan hit-rate sebagai parameter untuk mengevaluasi tingkat ke sukses-an,
terus terang saya kurang setuju. Filosofi di belakang portal saya rasa harus
berpihak pada manusia yang mengakses portal – yang notabene umumnya
berpendidikan, sangat suka jika dibedakan dengan orang lain, mempunyai
karakteristik yang beda satu dengan lain. Berbeda 180 derajat dengan massa
biasa yang sering kita lihat di jalan pada saat demo di depan MPR, massa tipe
demontran ini biasanya lebih sering di identikan dengan sekelompok orang yang
homogen, dari satu kelompok yang sama dan dapat di layani dengan cara yang
sama, massal tanpa perlu membedakan satu orang dengan yang lain.
Keberhasilan
mengumpulkan massa / komunitas di Internet akan menjadi kunci keberhasilan agar
sebuah portal menjadi langgeng & survive dalam jangka panjang. Pada tingkat
yang sederhana mungkin kemampuan menyajikan berita yang akurat & cepat akan
menjadikan sebuah portal dinamis (tidak statis) akan menyebabkan pengguna
menempel di portal tersebut. Tentunya informasi masih lebih banyak satu arah
dengan meningkatkan effisiensi penayangan informasi.
Pada
tingkat lanjut, harus ditambahkan pula beberapa hal penentu seperti
mekanisme-mekanisme umpan balik dan partisipatif dari pengguna yang menyebabkan
arus informasi lebih dua arah (interaktif). Talk show, diskusi akan menjadi
bagian mendasar dari proses tranfer pengetahuan implicit / tacit yang jauh
lebih menarik daripada informasi satu arah. Dalam prosesnya tentu penyelenggara
portal harus pandai-pandai menangkap profil dari pengguna-nya, apakah dengan
cara memberikan e-mail gratis, mengisi formulir dll dll – sehingga akan sangat
membantu mengidentifikasi arah portal maupun justifikasi keberhasilan portal.
Pada
tingkat yang lebih tinggi lagi, percepatan putaran juga dilakukan pada dokumen
/ artikel yang sifatnya lebih analisis yang lebih mendalam dalam pembahasan-nya
tidak hanya berupa kumpulan berita saja. Dokumen / paper pengetahuan yang
mendalam tersebut akan pada akhirnya menjadi dasar dari proses transfer
pengetahuan eksplisit. Tentunya penayangan pengetahuan / analisis yang dilakukan
harus bisa di personalisasi sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna.
Kesempatan
masih banyak, karena setahu saya belum ada portal indonesia yang mencapai
tahapan knowledge commerce yang saya jelaskan barusan. Sebagian besar portal
masih berada di tingkat media online yang berkutat di percepatan transfer
informasi belum sampai pada percepatan transfer pengetahuan.
·
Kiat-kiat membuat portal murah
Seberapa
murah membangun portal web kualitas perusahaan? Berapa pun biaya yang dimiliki,
asal sudah memiliki nama domain seperti www.namakamu.com, sebenarnya sudah bisa
membangun portal web. Harga domain dot com sekarang berkisar Rp 80.000-Rp
100.000 per tahun. Sangat terjangkau.
Untuk
hosting (ruang file di hardisk server), server lokal Indonesia memang mahal.
Namun, jangan khawatir, di tengah ekspansi perusahaan hosting Amerika Serikat,
hosting makin murah dan bahkan ada yang gratis.
Dengan
demikian, hanya dengan biaya mulai Rp 100.000 per tahun, plus semangat belajar
membangun portal sendiri, sudah bisa memiliki portal web profesional yang
citranya berbeda dengan website a la weblog atau Multiply yang gratisan itu.
Dalam
hal fungsi dan kemampuannya, software portal web berbeda dengan content
management system (CMS). Namun, di Indonesia kedua istilah ini dianggap sama
karena akhirnya merujuk website interaktif dan memiliki alur kerja otomatis.
Membuat
portal web berarti memasang software CMS di dalam website kita. Kali ini
software CMS dibatasi pada software gratis dari open source yang berbasis bahasa
pemrograman PHP dan database MySQL.
"Software" gratis
Sepuluh
tahun lalu banyak proposal bernilai miliaran rupiah, baik di instansi swasta
maupun pemerintah, yang ingin membangun portal web. Dikiranya, membangun portal
web harus membangun server sendiri, membuat jaringan online sendiri, dan
merekrut barisan programmer serta desainer sendiri.
Sekarang,
situasi seperti itu sudah berlalu. Teknologi server yang canggih dan murah
serta makin kuatnya software open source memberi kontribusi utama. Dengan
adanya open source gratis, membangun website tak harus memulai membuat software
dari nol.
"Website
pakai software open source? Bagaimana dengan security-nya? Enggak keren ah pake
gratisan. Bagaimana kalau nanti ada masalah?" masih banyak deretan pertanyaan
yang menyangsikan open source.
Jangan
khawatir, puluhan tahun open source telah berhasil merekrut
"pendekar-pendekar" yang pakar di bidang masing-masing. Mereka
bekerja tanpa dibayar. Jika ada masalah terhadap software itu, para pendukung
open source seluruh dunia bahu-membahu menangani.
Tradisi
open source puluhan tahun telah menempa para pahlawan-pahlawan tanpa tanda jasa
itu untuk berkompetisi meningkatkan keamanan. Software open source yang sudah
establish secara tradisi juga memiliki pengalaman panjang untuk diserang para
cracker.
Karena
itu, memilih open source yang establish dalam konteks ini lebih aman dan murah
meriah dibandingkan dengan harus membangun program dari nol.
Karena
berbiaya rendah, untuk membangun portal web biasanya hanya diputuskan dalam
hitungan menit, bukan dalam hitungan hari, bulan, apalagi tahun. Para pembuat
portal web berlomba-lomba untuk merebut traffict pengunjung.
Karena
itu, jangan heran kalau di Indonesia saja hampir semua tema sudah digarap. Tiap
hari bisa lahir puluhan portal web baru yang berkompetisi.
Dengan
CMS, pekerjaan mengirim berita, foto, video, pengumuman, iklan, dan materi lain
akan terstruktur dan terotomatisasi oleh sistem. Sistem keanggotaan, sistem
pencarian database internal, statistik pengunjung, sistem survei, rating
tulisan, blog, chat, radio online, sistem komentar tulisan, forum, galeri foto,
dan masih banyak yang semuanya terintegrasi dan tidak berdiri sendiri-sendiri.
Ciri
CMS terletak pada struktur kerja yang terotomatisasi. Jika web Anda sampai
sekarang masih mengirim foto secara manual, misalnya fullscreen dan foto kecil
atau thumbnail dibuat manual, berarti software itu belum memenuhi kaidah CMS.
CMS sejuta umat
The
Packt Open Source CMS Award 2007 (packtpub.com) akhir Oktober lalu telah
menobatkan Joomla (jomla.org) sebagai Best PHP Open Source CMS, disusul Drupal
(drupal.org), dan e107 (e107.org).
Joomla
tergeser posisinya oleh Drupal dalam kategori juara umum atau Overall Open
Source CMS. Drupal urutan pertama, disusul Joomla, dan CMS Made Simple
(cmsmadesimple.org).
Urutan
Most Promising Open Source CMS adalah MODx (modxcms.com), TYPOlight
(typolight.org), dan dotCMS (dotcms. org). Best Other Open Source CMS adalah
mojoPortal (mojoportal.com), Plone (plone.org), dan Silva
(infrae.com/products/silva). Best Open Source Social Networking CMS adalah
WordPress (wordpress.org), Drupal, dan Elgg (elgg.org).
Drupal
dikenal sebagai CMS "clean" desain dan powerfull untuk semua jenis
web. Walau juara umum dipegang Drupal, tak terbantahkan bahwa Joomla masih
menjadi "CMS sejuta umat", paling banyak digunakan karena mudah
dioperasikan.
Joomla
memang banyak mencuri perhatian, tetapi tak semua menganggap Joomla pilihan
terbaik untuk semua kebutuhan. Masih banyak CMS gratis yang cocok untuk
kebutuhan yang lebih kompleks. Bagi sebagian orang, memilih CMS itu seperti
memilih "ideologi". Karena itu, sebelum memilih cobalah dulu
fasilitasnya.
Daftar Pustaka
1.
Efraim
Turban, David King, etc (2002). E-Commerce Management Perspectives. Prentice
Hall. Atau edisi terbaru [TB]
2.
Jeffrey
Rayport, Bernard J Jaworsky (2003). Introduction e-Commerce. McGraw Hill Inc
[RY]
3.
Tambahan : Joe Peppard & Phillip Rowland (1995).
The Essence of Business Process Rengineering. Prentice Hall Ltd [Pp]
4. Tambahan : Omar el Sawy (2001).
Redesigning enterprise Process for e-Business. McGraw Hill Inc [SW]
