Implementasi dan Strategi (pert 7 )

Implementasi

Anda tahu perusahaan anda membutuhkan Implementasi Portal Perusahaan, tapi bagaimana anda mengimplementasikan dan teknologi apa yang anda butuhkan? Jika diimplementasikan secara tepat, Solusi Portal menyediakan sesuai selera atau keinginan, akses tunggal pada informasi penting dan servis, baik dari sumber internal dan eksternal. Secara keseluruhan, rencana arsitektur perusahaan yang fleksibel dibutuhkann untuk memungkinkan integrasi menyeluruh dari solusi portal. Topik penting fleksibel dibutuhkan untuk memungkinkan integrasi menyeluruh dari solusi portal yang sukses yang dijelaskan berikut ini :

 Strategi

Investigasi, implementasi, pengukuran, dan pemeliharaan solusi portal menjadi factor yang disertakan dalam strategi bisnis keseluruhan perusahaan anda. Pemahaman yang tepat terhadap strategi perusahaan akan memungkinkan anda untuk menempatkan komponen-komponen fungsional yang tepat pada fase yang tepat dari implementasi anda yang memungkinkan perusahaan anda memperoleh nilai bisnis lebih sebagai sebuah fase yang menghasilkan.

 Trend

Portal dimunculkan dari berbagai macam pasar sebagai komponen yang kuat dari solusi penyampaian sesuatu. Pemahaman terhadap sesuatu yang baru dan segala hal yang penting dan patut diperhatikan mempengaruhi pasar portal sehingga sebuah tahapan penting dalam mendefinisikan solusi untuk strategi perusahaan dalam penyebaran (pembagian) manajer proyek atau pekerja ahli dengan merencanakan sebuah portal.

 Perencanaan dan Investigasi

Just getting started? Tahapan pertama yang menyertakan riset, penulisan kasus-kasus bisnis, seting metrik, dan sebagainya. Bagian ini berisi tulisan dan artikel-artikel yang berhubungan dengan solusi vendor dan metodologi.

 Kasus Bisnis

Kasus bisnis terdiri dari arah pemetaan bisnis untuk kebutuhan pengguna, dengan menghubungkan dampak finansial dan kebutuhan yang harus dipenuhi. Dampak finansial dapat berbagai macam tapi harus tajam, dan hasilnya terukur secara angka.

 Studi Kelayakan

Dalam kasus ini adalah sangat bermanfaat untuk memulai solusi portal adalah dengan studi kelayakan. Sebagai sebuah studi dengan tujuan spesifik:

 1)Akses dan prioritas terhadap kebutuhan bisnis

2)Mengetahui kelayakan dari konsep secara fundamental

3)Identifikasi dan menimbang segala hal/permasalahan (isu) yang terkait dengan implementasi 4)Identifikasi faktorfaktor penting yang menyebabkan kesuksesan

5)Mengetahui besarnya biaya mempertemukan kebutuhan-kebutuhan bisnis berdasar pada skema prioritas.

Kelayakan bagi sebuah implementasi luas dari perusahaan dapat didemonstrasikan melalui prototipe atau pilot solusi.

 Faktor-faktor yang membawa sukses

Implementasi portal secara luas bagi perusahaan memunculkan “faktor penentu sukses (critical success factors)” baru. Sebagian besar implementasi mempunyai faktor sukses standar seperti sebagai berikut : pemahaman akan kebutuhan yang baik, dukungan top manajemen, representasi area bisnis, dan sebuah budaya yang mendukung kolaborasi dan tim kerja. Dalam hal ini ada lebih banyak faktor spesifik sukses yang dihasilkan dari implementasi portal yang mengharuskan menemukan keseimbangan penting antara sentralisasi dan desentralisasi; hal-hal yang mengurangi manfaat dan keamanan, dan minimnya teknologi vs minimnya perhatian bisnis.

Return On Investment (ROI) atau Pengembalian Investasi

Perhitungan akan banyaknya uang yang disimpan atau didapat sebagai hasil dari sebuah investasi dalam sebuah solusi portal.

Perhitungan ROI seharusnya digunakan dalam pembangunan bisnis sesuai dengan proposal awal; yakin terhadap faktor dalam investasi yaitu waktu dan modal. Pada umumnya dalam implementasi portal adalah mempersingkat proses bisnis dalam pengembalian ROI, bagaimanapun juga untuk setiap implementasi portal, perhitungan ROI dapat diperoleh.

 Kebutuhan Informasi

Pemahaman penggunaan informasi bisnis adalah tahapan utama sebelum kita menyeleksi teknologi portal. Diawali sebuah studi informasi bisnis untuk memahami bagaimana informasi digunakan dalam suatu organisasi, tujuan-tujuan diantaranya adalah memahami sebagai berikut :

1)Siapa yang menggunakan informasi

2)Bagaimana informasi digunakan

3)Bagaimana informasi mengalir, di dalam atau di luar area bisnis.

Umumnya sebagai bagian dari fase discovery (penemuan), ada tiga tipe umum penggunaan yang akan diungkapkan sebagai berikut :

o Penggunaan internal untuk aplikasi dalam area internal dari komunitas pengguna (B2E atau Business to Employee).

o Bisnis ke komunitas bisnis (perdagangan)

o Bisnis ke konsumen (B2C)

Bila dipahami lebih lanjut pada masing-masing kategori secara lebih luas menggunakan implikasi-implikasi dari keamanan, ketersediaan, dan skalabilitas yang diperoleh. Berdasarkan pada komunitas dan kelas-kelas pengguna, tahapan selanjutnya adalah identifikasi informasi (termasuk bisnis intellegent, dokumen, halaman web, pola hidup, dan sebagainya), aplikasi-aplikasi dan alat-alat yang dibutuhkan untuk mengakses melalui portal dalam membantu pekerjaannya.

 Proses bisnis atau aliran kerja

Pemahaman umum dari proses bisnis dari semua konsumen portal (individu, departemen, divisi, lingkup perusahaan) dapat dipengaruhi oleh solusi portal anda untuk menyediakan nilai bisnis melalui penghematan waktu atau pengurangan biaya umum.

 Arsitektur perusahaan

Arsitektur ini termasuk perencanaan, metode-metode, dan alat-alat yang dimaksudkan untuk menyediakan akses satu titik bagi informasi dan aplikasi-aplikasi yang melintasi perusahaan. Arsitektur perusahaan mendefinisikan “blueprint“ (segala hal yang telah direncanakan) teknologi dimana segala komponen teknik dari perusahaan siap disatukan.

 Implementasi dan penyebaran

Saat ini anda telah mendefinisikan strategi portal anda, review terhadap kebutuhan bisnis anda dan divalidasi oleh ROI untuk solusi anda, ini adalah ketika informasi menolong anda merencanakan sebuah implementasi dan penyebaran yang sukses. Implementasi portal cukup unik sebagai pertimbangan ketika membangun rencana implementasi dan penyebaran anda.

·         Kiat-kiat membangun usaha

Untuk membangun sebuah usaha perlu perencanaan yang matang.  Bukan hanya materi  saja yang kita siapkan tetapi ada beberapa yang harus kita pikirkan. Sehingga usaha ini bisa berjalan dengan lancar. Memang diakui, untuk membangun suatu usaha atau bisnis itu tidak mudah. Perlu adanya kerja keras agar bisnis yang kita kelola bisa maju sesuai keinginan kita. Berikut ini, ada beberapa kiat sukses untuk  membangun usaha, mudah-mudahan bisa membantu Anda untuk bisa menjadi pengusaha yang sukses.

 1.  Merencanakan yang matang

Perencanaan itu sangat penting, baik usaha yang  kecil atau yang besar. Sehingg usaha tersebut tidak hanya mengambang begitu saja dan suatu saat kita bisa melihat kembali kerangka bisnis yang sudah dibuat. Rencana bisnis juga memudahkan kita jika ingin mengajukan pinjamaan ke bank. Pegawai bank akan bisa melihat prospek yang kita punya sehingga memudahkan kita memperoleh pinjaman. Di dalam rencana bisnis, ada tiga hal yang perlu kita catat yakni: Diskiripsi Bisnis, Target Konsumen, Bentuk Bisnis, Sumber Daya Manusia, Keuangan.

 2.  Menyiapkan mental yang kuat

Resiko membuka usaha lebih besar ketimbang menjadi karyawan suatu perusahaan, salah satunya risiko kehilangan seluruh modal yang investasikan. Karena itu kita harus  memerlukan mental yang kuat sebab bisnis kita memiliki kemungkinan untuk sukses besar, namun juga bisa gagal total. Walaupun begitu,keberhasilan tetap ada.

 3.  Selalu selektif

Ada begitu banyak ragam usaha yang bisa jalankan dan harus memilih satu untuk kita fokuskan. Untuk membantu membuat keputusan, kita bisa mencari peluang yang ada di pasar atau justru menciptakan pasar baru. Jika memilih untuk mencari peluang, maka kita harus tanggap memperhatikan apa yang masyarakat butuhkan. Contohnya, jika kita melihat banyaknya ibu yang terpaksa harus meninggalkan anaknya karena harus bekerja, maka kita bisa memanfaatkan peluang ini dengan membuka tempat penitipan anak. Atau  bisa membuat pasar sendiri dengan keahlian yang kita miliki. Mungkin kita ahli dalam masakan India dan sama sekali belum ada di pasar. Dengan pemasaran dan kualitas produk yang bagus, bisa menciptakan tren baru dan membuat pasar malah membutuhkan produk yang kita buat.

 4.  Jeli melihat peluang di pasar

Upayakan agar bisa menangkap sekecil apapun peluang yang ada dan gunakan perhitungan yang matang karena sebagai seorang pengusaha, harus cermat serta jeli melihat peluang-peluang di pasar.

 5.  Cerdik menghadapi kompetitor

Adanya pesaing adalah hambatan untuk berhasilnya suatu usaha. Karena itu, harus cerdik dalam menghadapai mereka. Cari perbedaan antara produk kita dengan produk mereka sehingga mempunyai nilai lebih (added value) jika dibandingkan dengan mereka. Misalnya, dalam usaha fotocopy kamu memberikan kupon undian pada pelanggan dengan pembayaran di atas Rp 50.000,- yang akan diundi setiap 6 bulan sekali.

 6.  Menawarkan produk dengan sistem

Kunci sukses untuk bisnis kamu adalah melalui teknik pemasaran. Sebagai tahap awal mungkin perlu ekstra usaha yakni mungkin dengan melakukan door-to-door menawarkan produk. Selanjutnya baru memasarkan produk dengan sistem imbalan dan seterusnya.

 7.  Sering melakukan evaluasi

Lanjutkan perkembangan usaha dengan memantapkannya. Langkah awal dalam menstabilkan usaha adalah dengan melakukan evaluasi. Evaluasi yang dilakukan secara teratur akan mempertahankan dan meningkatkan mutu usaha. Contohnya, kita bisa mencari feed back- dan memberikan penerangan kepada para karyawan setiap 3 bulan sekali.

 8.  Belajar dari kegagalan

Setiap usaha tidak akan pernah ada yang lepas dari mengalami kegagalan, karena memang kegagalan berjalan seiringan dengan keberhasilan. Proses ‘Jatuh’ dan ‘Bangun’ yakni masa laris tidak laris adalah sesuatu yang wajar. Asalkan ketika kita jatuh, jangan langsung patah semangat dan kemudian berpikir untuk menutup usaha alias gulung tikar, sebaliknya lakukan evalusi mungkin dengan mencari inspirasi untuk menciptakan produk dan jasa baru yang akan semakin menjadikan usaha kita menarik, membaca kiat sukses para wirausahawan (businessman) dan bagaimana cara mereka melewati masa-masa sulit, mencoba teknik pemasaran yang baru, dan harus terus Belajar.

 9.  Selalu menjaga hubungan baik

Berhubung usaha anda sangat besar dipengaruhi oleh konsumen, maka harus bisa menjaga hubungan tetap langgeng dengan mereka degan serius menanggapi saran dari mereka, memberi bingkisan hari raya, sekali-kali memberi diskon atau juga dengan hanya sekedar tersenyum ramah menyapa dan ngobrol dengan mereka.

·         Apa kiat terbaik untuk membuat portal yang sukses?

Dari sisi teknologi, portal sebetulnya merupakan Web server yang tersambung ke Internet dengan berbagai fasilitas dasar pendukungnya seperti database, tempat / wadah deposit artikel dan paper. Memang pada beberapa portal dikembangkan teknik-teknik yang sedikit lebih eksotik dengan mengirimkan secara aktif informasi ke SMS, FAX maupun pager pelanggan-nya agar tanpa perlu mem-browse ke internet paling tidak overview dari informasi yang dibutuhkan dapat diterima dengan mudah oleh pengguna. Pada prinsip-nya sebetulnya tidak ada yang terlalu istimewa dari sisi teknologi.

Yang paling seru terutama dalam filosofi dibelakangnya yang memungkinkan untuk portal tersebut agar survive dalam kompetisi di dunia maya. Beberapa berusaha menggunakan hit-rate sebagai parameter untuk mengevaluasi tingkat ke sukses-an, terus terang saya kurang setuju. Filosofi di belakang portal saya rasa harus berpihak pada manusia yang mengakses portal – yang notabene umumnya berpendidikan, sangat suka jika dibedakan dengan orang lain, mempunyai karakteristik yang beda satu dengan lain. Berbeda 180 derajat dengan massa biasa yang sering kita lihat di jalan pada saat demo di depan MPR, massa tipe demontran ini biasanya lebih sering di identikan dengan sekelompok orang yang homogen, dari satu kelompok yang sama dan dapat di layani dengan cara yang sama, massal tanpa perlu membedakan satu orang dengan yang lain.

Keberhasilan mengumpulkan massa / komunitas di Internet akan menjadi kunci keberhasilan agar sebuah portal menjadi langgeng & survive dalam jangka panjang. Pada tingkat yang sederhana mungkin kemampuan menyajikan berita yang akurat & cepat akan menjadikan sebuah portal dinamis (tidak statis) akan menyebabkan pengguna menempel di portal tersebut. Tentunya informasi masih lebih banyak satu arah dengan meningkatkan effisiensi penayangan informasi.

Pada tingkat lanjut, harus ditambahkan pula beberapa hal penentu seperti mekanisme-mekanisme umpan balik dan partisipatif dari pengguna yang menyebabkan arus informasi lebih dua arah (interaktif). Talk show, diskusi akan menjadi bagian mendasar dari proses tranfer pengetahuan implicit / tacit yang jauh lebih menarik daripada informasi satu arah. Dalam prosesnya tentu penyelenggara portal harus pandai-pandai menangkap profil dari pengguna-nya, apakah dengan cara memberikan e-mail gratis, mengisi formulir dll dll – sehingga akan sangat membantu mengidentifikasi arah portal maupun justifikasi keberhasilan portal.

Pada tingkat yang lebih tinggi lagi, percepatan putaran juga dilakukan pada dokumen / artikel yang sifatnya lebih analisis yang lebih mendalam dalam pembahasan-nya tidak hanya berupa kumpulan berita saja. Dokumen / paper pengetahuan yang mendalam tersebut akan pada akhirnya menjadi dasar dari proses transfer pengetahuan eksplisit. Tentunya penayangan pengetahuan / analisis yang dilakukan harus bisa di personalisasi sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna.

Kesempatan masih banyak, karena setahu saya belum ada portal indonesia yang mencapai tahapan knowledge commerce yang saya jelaskan barusan. Sebagian besar portal masih berada di tingkat media online yang berkutat di percepatan transfer informasi belum sampai pada percepatan transfer pengetahuan.

·         Kiat-kiat membuat portal murah

Seberapa murah membangun portal web kualitas perusahaan? Berapa pun biaya yang dimiliki, asal sudah memiliki nama domain seperti www.namakamu.com, sebenarnya sudah bisa membangun portal web. Harga domain dot com sekarang berkisar Rp 80.000-Rp 100.000 per tahun. Sangat terjangkau.

Untuk hosting (ruang file di hardisk server), server lokal Indonesia memang mahal. Namun, jangan khawatir, di tengah ekspansi perusahaan hosting Amerika Serikat, hosting makin murah dan bahkan ada yang gratis.

Dengan demikian, hanya dengan biaya mulai Rp 100.000 per tahun, plus semangat belajar membangun portal sendiri, sudah bisa memiliki portal web profesional yang citranya berbeda dengan website a la weblog atau Multiply yang gratisan itu.

Dalam hal fungsi dan kemampuannya, software portal web berbeda dengan content management system (CMS). Namun, di Indonesia kedua istilah ini dianggap sama karena akhirnya merujuk website interaktif dan memiliki alur kerja otomatis.

Membuat portal web berarti memasang software CMS di dalam website kita. Kali ini software CMS dibatasi pada software gratis dari open source yang berbasis bahasa pemrograman PHP dan database MySQL.

"Software" gratis

Sepuluh tahun lalu banyak proposal bernilai miliaran rupiah, baik di instansi swasta maupun pemerintah, yang ingin membangun portal web. Dikiranya, membangun portal web harus membangun server sendiri, membuat jaringan online sendiri, dan merekrut barisan programmer serta desainer sendiri.

Sekarang, situasi seperti itu sudah berlalu. Teknologi server yang canggih dan murah serta makin kuatnya software open source memberi kontribusi utama. Dengan adanya open source gratis, membangun website tak harus memulai membuat software dari nol.

"Website pakai software open source? Bagaimana dengan security-nya? Enggak keren ah pake gratisan. Bagaimana kalau nanti ada masalah?" masih banyak deretan pertanyaan yang menyangsikan open source.

Jangan khawatir, puluhan tahun open source telah berhasil merekrut "pendekar-pendekar" yang pakar di bidang masing-masing. Mereka bekerja tanpa dibayar. Jika ada masalah terhadap software itu, para pendukung open source seluruh dunia bahu-membahu menangani.

Tradisi open source puluhan tahun telah menempa para pahlawan-pahlawan tanpa tanda jasa itu untuk berkompetisi meningkatkan keamanan. Software open source yang sudah establish secara tradisi juga memiliki pengalaman panjang untuk diserang para cracker.

Karena itu, memilih open source yang establish dalam konteks ini lebih aman dan murah meriah dibandingkan dengan harus membangun program dari nol.

Karena berbiaya rendah, untuk membangun portal web biasanya hanya diputuskan dalam hitungan menit, bukan dalam hitungan hari, bulan, apalagi tahun. Para pembuat portal web berlomba-lomba untuk merebut traffict pengunjung.

Karena itu, jangan heran kalau di Indonesia saja hampir semua tema sudah digarap. Tiap hari bisa lahir puluhan portal web baru yang berkompetisi.

Dengan CMS, pekerjaan mengirim berita, foto, video, pengumuman, iklan, dan materi lain akan terstruktur dan terotomatisasi oleh sistem. Sistem keanggotaan, sistem pencarian database internal, statistik pengunjung, sistem survei, rating tulisan, blog, chat, radio online, sistem komentar tulisan, forum, galeri foto, dan masih banyak yang semuanya terintegrasi dan tidak berdiri sendiri-sendiri.

Ciri CMS terletak pada struktur kerja yang terotomatisasi. Jika web Anda sampai sekarang masih mengirim foto secara manual, misalnya fullscreen dan foto kecil atau thumbnail dibuat manual, berarti software itu belum memenuhi kaidah CMS.

CMS sejuta umat

The Packt Open Source CMS Award 2007 (packtpub.com) akhir Oktober lalu telah menobatkan Joomla (jomla.org) sebagai Best PHP Open Source CMS, disusul Drupal (drupal.org), dan e107 (e107.org).

Joomla tergeser posisinya oleh Drupal dalam kategori juara umum atau Overall Open Source CMS. Drupal urutan pertama, disusul Joomla, dan CMS Made Simple (cmsmadesimple.org).

Urutan Most Promising Open Source CMS adalah MODx (modxcms.com), TYPOlight (typolight.org), dan dotCMS (dotcms. org). Best Other Open Source CMS adalah mojoPortal (mojoportal.com), Plone (plone.org), dan Silva (infrae.com/products/silva). Best Open Source Social Networking CMS adalah WordPress (wordpress.org), Drupal, dan Elgg (elgg.org).

Drupal dikenal sebagai CMS "clean" desain dan powerfull untuk semua jenis web. Walau juara umum dipegang Drupal, tak terbantahkan bahwa Joomla masih menjadi "CMS sejuta umat", paling banyak digunakan karena mudah dioperasikan.

Joomla memang banyak mencuri perhatian, tetapi tak semua menganggap Joomla pilihan terbaik untuk semua kebutuhan. Masih banyak CMS gratis yang cocok untuk kebutuhan yang lebih kompleks. Bagi sebagian orang, memilih CMS itu seperti memilih "ideologi". Karena itu, sebelum memilih cobalah dulu fasilitasnya.

Daftar Pustaka

1.    Efraim Turban, David King, etc (2002). E-Commerce Management Perspectives. Prentice Hall. Atau edisi terbaru [TB]

2.    Jeffrey Rayport, Bernard J Jaworsky (2003). Introduction e-Commerce. McGraw Hill Inc [RY]

3.    Tambahan  : Joe Peppard & Phillip Rowland (1995). The Essence of Business Process Rengineering. Prentice Hall Ltd [Pp]

4.    Tambahan : Omar el Sawy (2001). Redesigning enterprise Process for e-Business. McGraw Hill Inc [SW]